Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

                                                           ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів Виноградівського

районного суду Закарпатської області

протокол №24 від 06.10.2015 року.

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТООБІГУ СУДУ

(із змінами від 14.11.2016протокол зборів суддів №15),

(із змінами від 27.02.2020 протокол зборів суддів №5)

(із змінами від 29.05.2020 року протолол зборів суддів  №11)

1. Загальні положення.

            1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Виноградівського районного суду  м. Виноградів Закарпатської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1    Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів суду та керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

2.2    Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

2.3    Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток,  може бути підставою для притягнення до відповідальності.

2.4    Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

3.Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

3.1       Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, із зазначенням причин встановлення такого терміну.Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен  обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

4. Особливості розподілу справ між суддями.

            4.1       Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

4.2    Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

4.3    У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (відпустка, тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо), збори суддів уповноважені зобов»язати керівника апарату суду винести розпорядження про заміну відсутнього судді шляхом здійснення повторного автоматичного розподілу .

4.4    Визначення присяжних та народних засідателів відбувається за правилами, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду. Заміну народного засідателя проводити автоматично за дозволом керівника апарату суду, наданого на підставі доповідної записки секретаря судового засідання, про неможливість прийняття народним засідателем участі в розгляді справи із зазначенням причин.

4.5    У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід судді або заяви про самовідвід, електронний примірник якої зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

4.6    Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів  до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів). Скороти даний строк,  за  сім днів до початку відпустки (якщо її тривалість не менше чотирнадцяти днів) для судових справ:  по яким надійшли заяви (клопотання), пов»язані з виконанням судових рішень;  що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору; для протоколів про адміністративні правопорушення при їх повторному скеруванні до суду після належного дооформлення відповідно до постанови судді; для клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню, які передаються раніше визначеному слідчому судді. Зазначені судові справи  передавати суддям Протоколом неавтоматичного розподілу;

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

5.1    Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.

5.2       Консультант з кадрової роботи суду щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно. Кожний робочий день посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує її обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду та старшому секретарю канцелярії суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

5.3       У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя в день невиходу на роботу зобов’язаний невідкладно повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує її обов’язки.

5.4       Невиконання суддею правил, визначених  п. 5.3 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

5.5       Інформація про відгули суддів заноситься до табеля обліку використання робочого часу у вигляді відмітки (І) та окремо до розділу «Інше», а в примітках позначається дата та номер наказу.

6. Спеціалізація суддів з розгляду кримінальних проваджень

            6.1       В судді запроваджено спеціалізацію із здійснення кримінальних проваджень відносно обвинувачення неповнолітніх осіб, які розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддів Виноградівського районного суду у м. Виноградів для розгляду таких справ.

            6.2       В суді обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом та обираються за рішенням зборів суддів строком не більше ніж на три роки.

7. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді

«7.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119 - 121, 121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення , з врахуванням п.п.4.6 Засад.;

клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом з врахуванням п.п.4.6 Засад.

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

«у разі надходження доопрацьованого протоколу про адміністративне правопорушення, попередньо направленого судом для належного оформлення, або повернутого до органу, який його надіслав, з інших підстав, направляти на розгляд тому ж складу суду, який попередньо вирішував питання про направлення протоколу на дооформлення або повернення до органу, який його надіслав, з інших підстав, шляхом передачі суддям Протоколом розподілу (не автоматично) → за назвою «Протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду». При відсутності судді більше трьох робочих днів (відпустка,перебування на лікарняному чи у відрядженні), здійснювати автоматизований розподіл новому складу суду на загальних засадах;»

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

матеріали позовних заяв, які визнані ухвалою судді неподаними та повернуті позивачу ( заявнику) через не усунення недоліків , зазначених в ухвалі про залишення позову без руху, які подані повторно.

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.»

7.2    Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді, з врахуванням п. 4.6. Засад.

7.3    У разі відсутності раніше визначеного головуючого судді у випадках надходження:

заяв про забезпечення позову, доказів;

клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню;

заяв про скасування судового наказу;

матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу,  з врахуванням  визначеної спеціалізації.

7.4    У випадку відрядження ( терміном до трьох днів) або відпустки (терміном до трьох  днів) раніше визначеного головуючого судді у судовій справі  (судді-доповідача) повторний автоматизований розподіл  судових справ, передбачених п. 7.1 Засад, не проводиться.

7.5.   У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді ( відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, семінари тощо) судові справи, вказані в п. 7.1.  Засад, передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядженням керівника апарату суду.

7.6    Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. У разі відсутності судді (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), ухвалу якого скасовано такі справи передаються на повторний автоматизований розподіл за розпорядження керівника апарату суду.

8.Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

8.1       У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули.

8.2       Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, збори суддів вправі зобов»язати керівника апарату суду винести розпорядження щодо повторного автоматизованого розподілу судових справ.

8.3       Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.

8.4       Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цього Положення та п.7.6 Засад,  на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення з врахуванням, п.п7.6. Засад.

8.5       Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п'ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) , електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

9. Коефіцієнт адміністративних посад

            9.1       В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади  встановлюються наступні коефіцієнти:

- голова суду – 0,8;

10. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

10.1     Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин . У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться головою суду (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються Рішенням зборів суддів Виноградівського районного суду м.Виноградів та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Дані Засади вступають в дію у Виноградівському районному суді м.Виноградів 06.10.2015 року та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.